- Chiunque abbia in programma una missione deve portare sempre e con un ragionevole anticipo l'ordine di missione compilato a Nicola o a Sira, di modo possa essere approvato e numerato (la numerazione e' progressiva e datata) e sia preventivamente verificata la disponibilita' di fondi a copertura della spesa in questione.
Ogni ordine di missione deve essere corredato da una "pezza d'appoggio" a giustificazione del viaggio in oggetto, sia essa la locandina di una conferenza cui si va a partecipare ( ... specificando "a che titolo si partecipa", ad es. se fate una presentazione) o una lettera/e-mail di invito per una riunione, o simili.
- N.B.: NON SONO ACCETTATE AUTOCERTIFICAZIONI PER GIUSTIFICARE IL MOTIVO DI UNA MISSIONE. Questo vale anche quando andate in missione e siete rimborsati da terzi se avete intenzione di chiedere parte delle spese e/o la diaria al CNR (se missione all'estero), oltre al fatto che dovrete allegare alla richiesta di rimborso al CNR anche copia completa della documentazione di cui chiedete rimborso a terzi. N.B.: per i dipendenti tale procedura e' valida SEMPRE, anche quando si e' rimborsati da terzi in toto e al CNR non si chiede nulla, in quanto e' necessario avere della documentazione a testimonianza di dove siete stati, per quanto e perche' per l'inserimento degli attestati di presenza.
- E' PREFERIBILE allegare all'ordine di missione una richiesta nella quale chiedete autorizzazione preventiva a (ad esempio): iniziare o finire la missione in date diverse da quelle oggettivamente necessarie per la missione stessa (perché ad esempio attaccate qualche giorno d ferie), oppure a partire da altro luogo diverso dalla sede di servizio (Trento), motivando la Vs. decisione e "dimostrando" all' ente se non il vantaggio quanto meno il "non svantaggio" nell'autorizzarvi! Naturalmente questa richiesta preventiva non sostituisce altre certificazioni quali quelle richieste per l'uso dell'auto personale etc.
- Quanto alla possibilita' di "attaccare" dei giorni di ferie ad una missione si specifica che esiste una regola per la quale non andrebbero attaccate ferie alle missioni .. o meglio, qualora cio' accada il costo del trasporto vi sara' rimborsato al 50%. C'e' pero' da dire che se voi siete in grado di dimostrare che avete speso meno, o la stessa cifra, per il trasporto, nonostante le date siano piu' ampie rispetto alla missione in se', il trasporto potra' esservi rimborsato interamente. Per poter dimostrare la "convenienza economica", o comunque la "non sconvenienza", delle vostre scelte di viaggio e' necessario che alleghiate ad una vostra autocertificazione/dichiarazione in tal senso delle stampate che mostrino, ad es., i costi dei voli nelle date da voi scelte e nelle date "necessarie" alla missione ... naturalmente mantenendo le stesse caratteristiche del volo (stessi aeroporti ...), ad ogni modo se la cosa non vi e' chiara: chiedete prima di fare!
- Se scegliete di partire per una missione collegandola ad un'altra, per oggettiva convenienza economica e di tempo, purtroppo non e' sufficiente che lo dichiariate (coi moduli per l'autocertificazione): dovete dimostrarlo!? Vi faccio un esempio: siete in missione a Roma, dovete poi andare a Lussemburgo .. la "regola CNR" vorrebbe che voi rientraste in sede (a Trento) e da li' ripartiste .. Voi che siete piu' intelligenti mi direte: ma e' piu' economico e comodo se parto direttamente da Roma! Ed io in linea di principio concordo ma all'ente non basta: dovete produrre stampate o simili che dimostrino che il volo aereo che state per prendere per Lussemburgo direttamente da Roma viene a costare meno (o uguale) che prendere un volo chesso' da Verona .. anche calcolando che dovreste spendere dei soldi e del tempo per rientrare in sede! In buona sostanza il tutto va' debitamente documentato con "pezzi di carta" che riportino i prezzi e gli orari della varie possibilita' di spostamento a giustificazione della vostra scelta. Con queste pezze d'appoggio, e facendo loro riferimento, farete l'autocertificazione!
- Unitamente all'ordine di missione va presentata una richiesta/preventivo missione (che teoricamente permette all'amministrazione di valutare la spesa) nonche' eventuali altre richieste da approvare (ad esempio la richiesta dell'uso auto personale .. per la quale vedi comunque il punto seguente dove si parla di rimborso). Il modulo di richiesta/preventivo missione serve anche per fare richiesta di anticipo qualora necessario (nel caso in cui l'anticipo non sia richiesto il valore interessato e' da annullare!). Se dovesse essere vostra intenzione richiedere un anticipo, e se questo viene autorizzato da Nicola e Monica, tenete conto delle tempistiche fisiologiche alla burocrazia del caso .. quindi vi consiglio vivamente di "prendervi per tempo" .. ancora di piu' se la missione e' all'estero visto che la pratica deve andare a Roma ...
- Il modulo di rimborso missione va presentato compilato in ogni sua parte e sottoscritto come richiedente, allegando tutta la documentazione di cui si chiede rimborso (biglietti, ricevute) in originale!
- N.B.: Non si puo' inserire a rimborso uno scontrino che riporti solo la scritta, ad esempio, "Reparto 1 Euro 10.00" ..se vi fanno uno scontrino cosi' in un bar dovete chiedere che sul retro ve lo timbrino e scrivano che "reparto 1" nella realta' vuol dire ad esempio "panino e bibita", ok?
- biglietti del bus, e comunque dei mezzi di trasporto pubblici URBANI, non sono rimborsabili, ne' in Italia ne' all'estero. Sono invece rimborsabili i biglietti di mezzi di trasporto extra-urbani.
- Qualora decidiate di "attaccare" dei giorni di ferie ad una missione, sia essa in Italia o all'estero, se i giorni che "attaccate" sono fino a 3 totali non succede niente (.. diciamo che la cosa e' "tollerata" anche se "non sarebbe corretta") e vi si puo' rimborsare il viaggio senza problemi ... , se invece i giorni "in piu' rispetto a quanto realmente necessario per la missione" sono in numero maggiore di 3 il prezzo del biglietto aereo ( .. o treno, o quel che e'!) vi sara' rimborsato solo al 50 %!!! (Vd. primo paragrafo, sullčordine di missione, per la "scappatoia" a questa regola!)
- I moduli di "autocertificazione" vanno utilizzati per dichiarare motivazioni delle vostre scelte e per "giustificarvi" per la richiesta di rimborso di una spesa che, di norma, non e' rimborsabile (Ad esempio l'utilizzo di un TAXI, un pernottamento in piu', il partire da luogo diverso dalla vostra sede di servizio (..che e' Trento), il partire prima e/o il rientrare dopo rispetto ai gg. realmente connessi con l' "evento" cui andate a partecipare, etc. .. Naturalmente anche in questi casi quanto dichiarato va supportato da pezze d'appoggio (Es: ho preso il TAXI perche' non c'erano bus .. e a dimostrazione allegate stampata orari bus!)
- Qualora si presenti la necessita' dell'uso dell'auto personale per raggiungere l'aeroporto o per oggettiva convenienza nel raggiungere una conferenza o riunione o quel che e' dovete PRIMA di partire presentare il modulo di richiesta d'autorizzazione all'uso dell'auto personale (vd. allegato) nonche' allegare a questo modulo una stampata del chilometraggio previsto VIA AUTOSTRADA (tramite il sito della viamichelin o simili. N.B. il punto di partenza della missione puo' solo essere quello della vostra sede, salvo diversa e motivata autocertificazione, quindi via alla Cascata 56 C - Povo!), se avete intenzione di non prendere l'autostrada vanno presentate le stampate sia del percorso via autostrada che di quello su strada "normale" e potrete scegliere quest'ultima solo se il chilometraggio e' inferiore all'autostrada .. o se oggettivamente non c'e' autostrada che raggiunga la vostra destinazione! Gli scontrini di pagamento dell'autostrada vanno tassativamente conservati e inseriti nella richiesta rimborso una volta tornati. Qualora vengano smarrite le ricevute di pagamento dell'autostrada vi sara' rimborsato il valore del biglietto di seconda classe di un treno normale per la tratta in questione. .. Ah, quasi scordavo: non si puo' richiedere uso dell'auto personale all'estero!!!!
- Sono rimborsabili solo i biglietti (del treno, dell'aereo ...) di seconda classe o economy: niente prima classe o business (a meno che non possiate dimostrare, quindi con la solita autocertificazione e le pezze d'appoggio del caso quali stampate da sito etc., che per effetto di qualche promozione avete di fatto speso meno o uguale a un biglietto economy pur avendo acquistato un business)!!! .. Ricordatevi che al rimborso missione vanno sempre allegate (se prendete un aereo) anche le carte d'imbarco!
- Va compilato sempre (per l'estero) un modulo in cui si dichiara che l'albergo in cui avete soggiornato non e' di lusso!
- .. Questo dovrebbe essere quanto, per completezza eccovi link a cartella contenente tutta la modulistica necessaria per le missioni!
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